Arquivamento e Desarquivamento de Processos Funcionais

O que é?

O arquivamento é a guarda de um documento ou processo depois de cessada a sua tramitação. O desarquivamento trata-se da recondução deste documento já arquivado  a tramitação. 

Quem pode utilizar este serviço?

Servidores ativos e inativos da UFCG.

Quais são as etapas para realização desse serviço?

Arquivamento

Os diferentes setores devem tramitar, para o Arquivo da SRH, os processos funcionais que possuem em sua guarda.  Para os processos em suporte papel, deve haver o cadastro dos mesmos no sistema de tramitação PRE.

Para os processos digitais, o procedimento se dá via SEI, com a tramitação para o setor ARQ-SRH; Obrigatoriamente, todos os processos devem conter um despacho informando sobre o atendimento ou as razões do não atendimento da demanda inicial do processo e indicando o arquivamento do mesmo (com alguma expressão similar à 'Arquive-se'). 

Caso contrário, os processos serão devolvidos para as unidades;

Após isso, para os processos em suporte papel haverá o recebimento e o arquivamento deles. Para os processos digitais, há apenas uma guarda em blocos internos, tendo em vista que o SEI ainda não possui um módulo de arquivamento de processos;

A partir do momento em que houver módulo de arquivamento, o Arquivo da SRH passará a ser o setor de custódia dos documentos digitais e agirá, efetivamente, sobre o arquivamento e o desarquivamento.

Desarquivamento

Para os documentos e processos  em  suporte papel, não há o desarquivamento.

Para os processos digitais, em razão da não existência, no presente momento, de  um  módulo de arquivamento de processos, os mesmos são reabertos sem que haja a decisão ou alguma atividade específica do Arquivo da SRH.

A partir do momento em que houver módulo de arquivamento, apenas mediante solicitação ao Arquivo da SRH que os processos que cumpriram a sua tramitação poderão ser desarquivados.

No momento, esse serviço não é prestado à comunidade, pois não há mais o desarquivamento de processos em  suporte papel, em  razão da  utilização do sistema SEI, nem em  ambiente digital, haja visto que este último não possui módulo de arquivamento e desarquivamento.

Prazo para prestação do serviço

Imediato.

 
Forma de prestação do serviço

Presencial para documentos/processos em suporte papel e remota para documentos/processos digitais (via SEI).

Formas de contato

E-mail: arquivo.srh@setor.ufcg.edu.br;

Telefone - ramal: 1077

 
Locais e formas de acesso ao serviço

Presencial, no Arquivo da SRH, ou de forma eletrônica, via SEI.